Ubezpieczenie podróży zagranicznej opłaca swoim pracownikom przedsiębiorca. Przy czym warto pamiętać, że jeśli przedstawiciel firmy wybiera się w delegację do państw Unii Europejskiej przede wszystkim powinien posiadać wydawaną przez Narodowy Fundusz Zdrowia (NFZ) Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ), upoważniającą – w podstawowym zakresie, ograniczonym do nagłych zdarzeń lub zachorowań – do bezpłatnej opieki medycznej w krajach Wspólnoty.
EKUZ przy służbowych podróżach zagranicznych to jednak za mało, szczególnie jeśli firma wysyła pracownika do państw spoza Unii Europejskiej. Oferta towarzystw ubezpieczeniowych, kierowana w tym zakresie do firm jest bardzo szeroka.
Możliwe jest zawarcie z ubezpieczycielem imiennej umowy dla każdego zatrudnionego, który udaje się w delegacją za granicę. Jednak dla przedsiębiorstw, które bardzo często wysyłają pracowników w podróże służbowe o wiele korzystniejsza będzie tzw. „polisa otwarta”. Ubezpieczycielowi zgłasza się jedynie minimalną ilość „osobodni”, jakie będą wykorzystane w trakcie trwania umowy.
Polisa obowiązuje przez rok. Składkę reguluje się z góry. Pracodawca, wysyłając pracownika w zagraniczną delegację informuje ubezpieczyciela, ile trwać będzie wyjazd i ile osób wyjeżdża. Jeśli po upływie okresu umowy okaże się, że opłaconych zostało więcej „osobodni” niż wykorzystanych, wówczas nadwyżka przechodzi na kolejny rok, a jeśli przedsiębiorca nie przedłuży umowy wypłacany jest ekwiwalent pieniężny (od którego potrącone zostać mogą koszty manipulacyjne).
Niektóre towarzystwa proponują także rozwiązania nie wymagające informowania o wyjeździe pracowników, a dopiero potwierdzenia ich pobytu za granicą w razie zaistnienia szkody.
Korporacje bardzo często korzystają z ubezpieczenia w ramach karty kredytowej, w jaką wyposażany jest każdy pracownik udający się za granicę.
Zakres ochrony ubezpieczeniowej dla pracownika w podróży zagranicznej w wariancie podstawowym powinien obejmować przede wszystkim koszty leczenia (KL) oraz następstwa nieszczęśliwych wypadków (NNW). Warto również poszerzyć polisę o możliwość korzystania z usług assistance oraz odpowiedzialność cywilną w życiu prywatnym (OC), a w razie konieczności także koszty leczenia następstw choroby przewlekłej, ubezpieczenie bagażu podróżnego, koszty odwołania lub opóźnienia lotu, anulowania noclegu i biletu lotniczego, następstwa działań wojennych i wykonywania ryzykownej, zagrażającej zdrowiu lub nawet życiu pracy.
Jeśli pracownik za granicą będzie wykonywał pracę fizyczną wówczas polisa musi obejmować także ten wariant. Składka będzie wprawdzie wyższa, ale w ten sposób pracodawca zagwarantuje pracownikowi pełną ochronę.