Do wyposażenia każdej firmy należy sprzęt biurowy, który jest o tyle ważny dla działalności przedsiębiorstwa, że jego bezawaryjne użytkowanie warunkuje osiąganie przychodów. Przedsiębiorca, nawet z powodu kłopotów z urządzeniami biurowymi, nie może pozwolić sobie na zbędne przestoje w pracy. Takie sytuacje jednak się zdarzają, a wówczas z pomocą przychodzi odpowiednia polisa. Oczywiście, pod warunkiem, że przedsiębiorca wcześniej zadba o jej zakup.
Ubezpieczenie sprzętu biurowego obejmuje sprzęt elektroniczny, należący do firmy (komputery, laptopy, tablety, netbooki, telefony, smartfony, palmtopy, drukarki, faksy, kserokopiarki, skanery, urządzenia RTV, nośniki danych), również ten zamontowany w posiadanych przez przedsiębiorstwo pojazdach (sprzęt medyczny, urządzenia nawigacyjne i RTV, klimatyzatory, mechanizmy zasilające, telefony, komputery).
W polisie warto uwzględnić także specjalistyczny sprzęt, z którego korzysta firma (urządzenia telekomunikacyjne, alarmowe, przemysłowe, pomiarowe, graficzne, medyczne, zasilające, klimatyzacyjne, RTV).
Ubezpieczenie obejmuje szkody wynikłe z umyślnego bądź nieumyślnego działania osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie, kradzieży z włamaniem, ognia (również osmalenie, dym, sadza, eksplozja, implozja), wody (szkody powstałe na skutek takich zdarzeń jak zalanie, powódź, nawalny deszcz, para wodna, śnieg, grad, mróz), awarii instalacji, wadliwego (zbyt dużego lub zbyt małego) napięcia w sieci elektrycznej. Polisa uwzględnia też skutki pośredniego działania wyładowań atmosferycznych.
W umowie ubezpieczenia może znaleźć się zapis, w oparciu o który przedsiębiorca otrzyma odszkodowanie pokrywające dodatkowe koszty, związane z koniecznością odtworzenia utraconych danych, nośników danych, a także wydatki poniesione na zapobieżenie przerwom bądź zakłóceniom w działalności firmy (wynajem zastępczych urządzeń, wdrożenie alternatywnych procesów technologicznych, wreszcie zatrudnienie dodatkowych pracowników).
Wyłączenia w ubezpieczeniu urządzeń biurowych obejmują szkody spowodowane przez: umyślne działanie bądź rażące niedbalstwo, utratę zysku bądź dochodu, działanie wirusa komputerowego. Przedsiębiorca nie może się ubiegać o wypłatę odszkodowania jeśli szkody powstały w okresie gwarancyjnym, kiedy odpowiedzialny jest za nie producent, a także w czasie napraw, prób, eksperymentów czy doświadczeń. Ubezpieczenie nie obejmuje także defektów estetycznych (wgniecenia, zadrapania, ubytki farby czy lakieru). Ubezpieczyciel nie uwzględni także roszczenia szkody wynikłej z wadliwie działającej klimatyzacji, błędnego oprogramowania czy korzystaniu z pirackich kopii oprogramowania.
Umowę ubezpieczenia sprzętu elektronicznego zawiera osoba prawna, jednostka organizacyjna, która nie posiada osobowości prawnej, a także osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą.
Polisę podpisuje się standardowo na rok, ale w ofercie towarzystw jest także krótszy czas. Składkę wylicza się wówczas proporcjonalnie do okresu ubezpieczenia. Warto pamiętać, że ubezpieczenie sprzętu biurowego może być zarówno osobną polisą, jak i częścią pakietu ubezpieczeń adresowanych do przedsiębiorców.